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关于做好企业办公室文秘综合管理工作的思考

2021-11-08 11:30:30来源:北国网

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一、文秘工作的原则和重点

在文职工作里,需要加强文秘工作的工作质量,确保各项工作任务的顺利进行,应该符合以下工作原则:

第一,办公室文秘人员要发挥参谋助手、服务保障、统筹协调、承上启下的职能作用。高标准、严要求,积极参与政务、管好事务、搞好服务,及时与高层管理者进行工作汇报和工作细节沟通,使工作中的重要信息能够及时传递给上级。注意上情下达,积极协调上级与各部门之间的关系,以便及时发现问题,及时更改方案。

第二,提高办文能力。本着“严格审核、急件急办”的原则,努力加快文件的运转和处理,保证公文的权威性和严肃性,使文件能够及时传达贯彻,指导企业安全生产经营等工作。

第三,要提高工作的预见性。对待工作要未雨绸缪,突出“全、密、实、早”,以工作的超前性、预见性来增加工作的主动性,力求做到工作无失误。

第四,强化督查督办职能,狠抓工作落实。抓好重要工作、领导批示的工作督办力度,抓好过程监督,发扬“钉钉子”精神,对重点、复杂事项进行预想预判,通过电话、协同等方式及时提醒,确保各项工作按照时间节点顺利推进。

二、做好企业办公室文秘综合管理工作的思考

(一)提高文秘人员的办事效率

综合办公室是单位上下联系的重要媒介,其工作效率与单位各项工作的开展密切相关。所以,文秘人员作为综合办公室的重要力量,需提高工作效率。一方面,对于上级主管部门发放的文件,必须及时收集和整理,对于单位领导发放的文件和批示,必须及时履行,如电话接听与文件打印等。另外一方面,需要积极协调各部门工作,实时共享信息,对于重大问题需及时向上反映。需注意的是,为保证单位文书档案的完整,需做好管理工作,依据档案管理的实际情况对档案进行分类整理、归档与利用等,使得档案管理工作更加流程化和规范化。充分利用档案也有利于工作效率的提升。

(二)做好细节管理工作

细节管理是办公室文秘工作者应该具备的基本素质,做好细节管理工作有助于文秘综合管理水平的提高。文字、文件和服务是办公室文秘工作者日常管理的核心内容,其对于文字细节的确定和认识直接影响领导意识的准确传达,如果在工作中出现了语法错误或者专属问题,就有可能导致不必要的矛盾和影响。这就要求办公室文秘工作者保证文字简明扼要,准确传达领导指示,做好文件传阅等细节管理工作,从文件编辑、文件传输、文件收回都要做好全过程的管理工作,确保文件编号编制的准确性,满足文件进度跟踪的动态发展要求。与此同时,办公室文秘工作者还要具有精细化的服务意识,保证各项工作的精益求精,不断提高办公室工作效率和质量。

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